Nid yw'r canllaw hwn yn gyngor cyfreithiol. Mae'n gynghorol, nid yw’n gynhwysfawr, ac mae wedi'i anelu at elusennau codi arian, eu hymddiriedolwyr a chodwyr arian trydydd parti. Efallai y bydd o ddiddordeb hefyd i wirfoddolwyr codi arian er-budd a rhoddwyr arian i ddeall mwy am arfer da wrth godi arian i elusennau.
Dylech ddefnyddio'r canllaw hwn ochr yn ochr â ffynonellau cyngor eraill, arfer da a'ch barn resymol i'ch helpu i fodloni gofynion y Cod Ymarfer Codi Arian (y cod).
Pan rydym yn dweud 'chi' neu 'eich', mae'n golygu sefydliad elusennol a/neu ei ymddiriedolwyr, a/neu codwr arian trydydd parti, fel y bo'n berthnasol.
Cyflwyniad
Dyma ganllaw i'ch helpu i fodloni'r cod trwy gynnal diwydrwydd dyladwy. Mae'n rhoi enghreifftiau o sefyllfaoedd pan fo gwiriadau diwydrwydd dyladwy yn bwysig, yn cynnwys awgrymiadau o arfer da, a dolenni i wybodaeth a chanllawiau gan sefydliadau a rheoleiddwyr eraill.
Rhaid i chi wneud yn siŵr eich bod yn cynnal diwydrwydd dyladwy pryd bynnag y mae'n berthnasol i'ch gweithgaredd codi arian er mwyn bodloni'r cod, hyd yn oed os nad yw'n cael ei gynnwys yn y canllaw hwn.
Mae rhestr o’r awgrymiadau gorau ar gyfer cynnal diwydrwydd dyladwy ar y diwedd i'ch helpu gyda eich gweithgaredd codi arian. Efallai y bydd hi'n ddefnyddiol darllen rhai o'n canllawiau eraill ynghyd â'r un yma, gan gynnwys:
- Dogfennu eich penderfyniadau codi arian
- Monitro eich partneriaid codi arian
Pwysigrwydd diwydrwydd dyladwy
Mae diwydrwydd dyladwy yn cynnwys cynnal gwiriadau priodol i'ch helpu i gadarnhau pwy yw eich rhoddwyr ynghyd â gwirio cyfreithlondeb ac addasrwydd eich rhoddion, rhoddwyr ac eraill rydych chi'n gweithio gyda nhw.
Nid yw’n ddigonol i wybod am ddiwydrwydd dyladwy neu i gael gweithdrefn ar waith yn unig. Rhaid i chi gynnal a chadw cofnod o'ch gwiriadau diwydrwydd dyladwy sy'n gyfatebol â'r amgylchiadau. Bydd hyn yn eich helpu i wneud penderfyniadau rhesymol ac i reoli eich gweithgaredd codi arian yn effeithiol, yn unol â'r cod. Mae posib gweld mwy yn ein canllaw 'Dogfennu eich penderfyniadau codi arian'.
Rhaid i chi weithredu’n gyfreithiol, agored, onest ac yn barchus fel bod gan roddwyr a’r cyhoedd yr hyder bod rhoddion yn cael eu casglu a’u derbyn yn unol â’ch dibenion elusennol, rheoliadau a’r gyfraith.
Methu â chynnal diwydrwydd dyladwy
Efallai na fyddwch yn cydymffurfio â'r cod os nad ydych yn cynnal gwiriadau diwydrwydd dyladwy pan fo angen. Efallai y byddwch hefyd yn wynebu risg cynyddol o niwed ariannol neu niwed i enw da eich sefydliad elusennol ac i godi arian.
Diwydrwydd Dyladwy a’r gyfraith
Gweler mwy yn 1.1.1 o’r cod
Er mwyn bodloni gofynion y cod, rhaid i chi gynnal diwydrwydd dyladwy i wneud yn siŵr nad ydych chi'n torri'r gyfraith, gan gynnwys wrth weithio gyda neu wrth dderbyn rhoddion o ffynonellau penodol. Rhaid i chi fod yn sicr nad yw’r rhoddion a gynigir i chi neu a dderbyniwch yn ddarostyngedig i gyfyngiadau, gwaharddiadau neu sancsiynau, megis rhai ymwneud â:
- Rhoddion o ffynonellau anfoesol
- Enillion trosedd
- Sefydliadau gwaharddedig
- Unigolion dynodedig sy’n destun i sancsiynau llywodraeth y DU
Rhaid i chi wybod beth i’w wneud os yw eich gwiriadau diwydrwydd dyladwy yn dangos unrhyw beth amheus. Mae hyn yn cynnwys adrodd y mater i’r heddlu a/neu awdurdodau perthnasol eraill.
Rheoli risg a diwydrwydd dyladwy
Gweler mwy yn 2.1.1 o’r cod
Er mwyn bodloni gofynion y cod, dylech asesu a rheoli’r risgiau sy’n gysylltiedig â’ch gweithgareddau codi arian. Dylech hefyd gynnal gwiriadau diwydrwydd dyladwy cyfatebol a gwneud penderfyniadau rhesymol yn seiliedig ar yr hyn rydych chi'n ei ddarganfod.
Weithiau gall sefydliadau elusennol fod yn agored i dwyll gan y rhai sy’n ceisio manteisio ar eu gweithgaredd codi arian. Gall elusennau ddod yn dargedau i dwyll, lladrad, llwgrwobrwyo a llygredd, gwyngalchu arian, osgoi treth, cam-drin, ecsbloetiaeth neu fathau eraill o ymddygiad anfoesol.
Dylech fod yn effro i'r risg o unrhyw fath o ymddygiad amhriodol neu gamymddwyn a cheisio ei leihau trwy gynnal diwydrwydd dyladwy, gan gynnwys:
- Asesu’r risgiau o dderbyn, gwrthod neu ddychwelyd rhoddion penodol.
- Sicrhau nad yw rhoddion yn dod o ffynhonnell amhriodol neu anghyfreithlon.
- Asesu a fyddai unrhyw amodau neu gyfyngiadau sy’n cyd-fynd â rhodd yn peryglu eich gallu i wneud penderfyniadau annibynnol a rhesymol.
- Asesu’r risg o weithio gyda chodwr arian trydydd parti a/neu unrhyw barti arall rydych chi’n ystyried ymrwymo i gytundeb ag o, er mwyn cynnal eich gweithgaredd codi arian, fel cyflenwyr masnachol.
- Sicrhau na fydd eich gweithgareddau codi arian yn achosi niwed.
- Gwirio nad yw’r rhai sy’n codi arian ar eich rhan, er enghraifft eich ymddiriedolwyr, eich staff, neu godwyr arian trydydd parti, yn achosi risg o niwed i eraill, i’ch enw da codi arian, ac i godi arian yn gyffredinol.
Dylech ddogfennu unrhyw risgiau rydych wedi’u nodi yn ysgrifenedig, y camau rydych chi wedi’u cymryd i leihau neu ddileu’r risg i’ch sefydliad ac i godi arian, ac unrhyw benderfyniadau rydych chi’n eu gwneud o ganlyniad.
Gweler mwy yn ein canllaw i 'Dogfennu eich penderfyniadau codi arian', 'Monitro partneriaid codi arian' a 'Rhoddwyr mewn amgylchiadau bregus'.
Gweld mwy:
Yng Nghymru a Lloegr: Elusennau a rheoli risg ac Elusennau: diwydrwydd dyladwy, monitro a gwirio’r defnydd terfynol o gronfeydd elusennol gan Gomisiwn Elusennau Cymru a Lloegr
Yng Ngogledd Iwerddon: Rhedeg eich elusen gan Gomisiwn Elusennau Gogledd Iwerddon
Rhoddwyr a rhoddion
Gweler mwy yn 2.2.2 o’r cod
Pwrpas cynnal diwydrwydd dyladwy rhesymol i roddwyr a rhoddion yw er mwyn nodi a gwirio ffynhonnell a natur rhodd.
I fodloni gofynion y cod, dylech gynnal gwiriadau diwydrwydd dyladwy i drafodion ariannol ac enw da eich rhoddwyr a'u rhoddion, yn unol â'r risg, cyn derbyn. Nid oes angen i chi gwestiynu pob rhodd. Ni fydd gwiriadau diwydrwydd dyladwy i roddwyr arian parod bach a’u rhoddion fel arfer yn angenrheidiol oni bai bod ffactorau risg eraill yn bresennol. Bydd y diwydrwydd dyladwy a wnewch yn dibynnu ar yr amgylchiadau a'r cyd-destun, gan gynnwys:
- Ffynhonnell, maint a natur y rhodd.
- Faint rydych chi’n ei wybod eisoes am y rhoddwr.
- Yr amgylchiadau y mae’r rhodd yn cael ei wneud.
- Eich polisi ar dderbyn a gwrthod rhoddion.
Dylech bob amser gynnal gwiriadau diwydrwydd dyladwy rhesymol pan fydd rhai ffactorau risg hysbys yn cael eu nodi mewn perthynas â rhoddion, gan gynnwys rhoddion:
- Anarferol na ofynnwyd amdanynt, megis y rhai sy'n anarferol o fawr neu'n ddienw.
- Dienw neu'r rhai a wneir trwy gyfryngwr.
- Gydag amodau neu gyfyngiadau anarferol, afresymol neu anghyfreithlon.
- Sy'n gysylltiedig â threfniadau bancio neu dreth gymhleth.
- Gydag amser cyfyngedig.
- Ar ffurf benthyciadau.
- O ffynonellau tramor neu sydd wedi’u gwneud mewn arian tramor.
- O werth sylweddol gwahanol i’r disgwyl.
- Eiddo, yn benodol o werth sylweddol neu werthfawr, megis eiddo tirol neu cryptoasedau ac ati.
Dylech ddogfennu'n ysgrifenedig y gwiriadau diwydrwydd dyladwy rydych chi'n eu cynnal a'r penderfyniadau rydych chi'n eu gwneud, i ddangos eu bod er budd eich sefydliad elusennol. Mewn rhai amgylchiadau, efallai y bydd angen i chi roi gwybod am rodd i'r heddlu neu awdurdodau priodol eraill a/neu i h reoleiddiwr perthnasol eich elusen o dan ei gyfundrefn adrodd digwyddiadau difrifol lle bo hynny'n berthnasol. Mae mwy am hyn yn ein canllaw i 'Dogfennu eich penderfyniadau codi arian'.
Ni ddylech gasglu mwy o ddata personol nag sy'n angenrheidiol i gynnal diwydrwydd dyladwy cyfatebol, yn unol â deddfwriaeth diogelu data. Dylai eich hysbysiad/polisi preifatrwydd esbonio sut a pham mae data personol yn cael ei brosesu yn y cyd-destun hwn.
Gweld mwy
Adnabod eich rhoddwr gan Gomisiwn Elusennau Cymru a Lloegr
Diwydrwydd dyladwy gan NCVO
Dod i adnabod eich rhoddwyr gan Atal Twyll Elusennol
Partneriaid codi arian ac eraill rydych chi'n gweithio gyda nhw
Gweler mwy yn 2.2.2, ac adran 6 o’r cod
Cyn ymrwymo i gytundeb gyda phartner codi arian rhaid i chi gynnal diwydrwydd dyladwy rhesymol. Efallai y bydd angen i chi hefyd gynnal gwiriadau diwydrwydd dyladwy yn ystod eich perthynas waith, yn enwedig os byddwch chi'n dod yn ymwybodol o risgiau newydd. Dylai eich gwiriadau gynnwys, fel y bo'n berthnasol:
- Pwy rydych chi’n delio â nhw trwy wirio eu hunaniaeth, eu math o fusnes, a’r gweithgareddau maen nhw’n cymryd rhan ynddynt.
- Eu ffyrdd o weithio a’u gwerthoedd.
- Priodoldeb gweithio gyda nhw.
- Yr hyn y gallent ei ddarparu yn rhesymol i chi, gan gynnwys eu hyfywedd masnachol.
Mae'r cod yn ei gwneud yn ofynnol i chi gael cytundeb ysgrifenedig ar waith gyda chodwyr arian trydydd parti (oni bai eu bod yn wirfoddolwr). Mae'r gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol i chi gael cytundeb ysgrifenedig gydag unrhyw godwyr arian proffesiynol neu gyfranogwyr masnachol rydych chi'n gweithio gyda nhw.
Dylech fonitro gweithgareddau codwyr arian trydydd parti ac eraill rydych chi wedi ymrwymo i gytundebau â nhw mewn perthynas â'ch codi arian trwy gydol eich perthynas waith, mewn ffordd sy'n gyfatebol â natur a graddfa eich gweithgaredd codi arian. Mae hyn i aros yn effro i unrhyw beth amhriodol, anarferol neu amheus. Gweler ein canllaw i 'Monitro eich partneriaid codi arian'.
Gweld mwy
Adnabod eich partner gan Gomisiwn Elusennau Cymru a Lloegr
Gweithio gyda chyflenwyr – pecyn cymorth diwydrwydd dyledus gan y Sefydliad Codi Arian Siartredig
Cyflwyniad i dwyll codi arian gwirfoddolwyr gan Atal Twyll Elusennau
Diogelu
Gweler mwy yn 4.2.1, Adran 5 a 6.1.1 o’r cod
Er mwyn bodloni gofynion y cod, rhaid i chi gael a dilyn polisïau a gweithdrefnau i osgoi, nodi a rheoli unrhyw risgiau o niwed tuag at neu gan unrhyw un. Mae hyn yn cynnwys y rhai rydych chi'n ymgysylltu'n uniongyrchol neu'n anuniongyrchol â nhw yn eich gweithgaredd codi arian, gan gynnwys trwy gynnal asesiad risg.
Rhaid i chi gael gweithdrefnau ar waith i gynnal gwiriadau diwydrwydd dyladwy i addasrwydd pobl sy'n gweithio neu'n gwirfoddoli gyda chi lle maen nhw’n debygol o gael mynediad at blant (unrhyw un o dan 18 oed) neu oedolion bregus. Os ydych chi'n defnyddio codwr arian trydydd parti, gwnewch yn siŵr bod eich cytundeb ysgrifenedig gyda nhw yn ei gwneud yn ofynnol iddynt gynnal gwiriadau priodol ar unrhyw un y maen nhw’n ymgysylltu â nhw, boed yn gyflogedig neu ar gontract, i godi arian ar eich rhan.
Rhaid i chi fodloni eich dyletswydd gyfreithiol i ddiogelu eich buddiolwyr a'ch enw da trwy gynnal gwiriadau priodol ar y rhai sy'n codi arian ar eich rhan. Cynnal gwiriad sylfaenol y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS) yng Nghymru a Lloegr, gwiriad Lefel 1 (gynt 'sylfaenol') Disclosure Scotland yn yr Alban, a gwiriad Access NI yng Ngogledd Iwerddon ar unrhyw un sy'n 16 oed neu'n hŷn os yw eich asesiad risg yn penderfynu ei fod yn briodol. Dylech hefyd gynnal unrhyw wiriadau priodol eraill.
Os bydd y rôl codi arian yn cynnwys cyswllt â phlant neu oedolion mewn risg, ystyriwch a yw'n gymwys i gael gwiriad lefel uwch, ond ni allwch ofyn am wiriad o'r fath oni bai bod caniatâd i chi wneud hynny yn gyfreithlon yn unig.
Rhaid i chi a’ch partneriaid codi arian hefyd wybod sut i gyfeirio neu adrodd pryderon diogelu yn gyflym ac achosion dan amheuaeth neu achosion wirioneddol o niwed a sicrhau eich bod yn gwneud hynny os yw’r sefyllfa’n codi.
Gweler mwy am reoli risg yn ein canllawiau ar 'Rhoddwyr mewn amgylchiadau bregus' a 'Dogfennu eich penderfyniadau codi arian'.
Gweld mwy
Adnoddau a chanllawiau ar ddiogelu gan NCVO
Yng Nghymru a Lloegr: Pecyn cymorth Cydymffurfio: Diogelu Elusennau rhag Niwed a Diogelu pobl ar gyfer elusennau ac ymddiriedolwyr gan Gomisiwn Elusennau Cymru a Lloegr
Gwiriadau DBS: canllawiau manwl gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd
Yng Ngogledd Iwerddon: Adnoddau diogelu gan Gomisiwn Elusennau Gogledd Iwerddon
Datgelu a gwahardd – diogelu plant ac oedolion bregus gan wasanaethau llywodraeth NI Direct
Yn yr Alban: Canllaw Diogelu: Cadw buddiolwyr bregus yn ddiogel gan Reoleiddiwr Elusennau yr Alban OSCR
Gwiriadau datgelu a chofnodion troseddol gan Disclosure Scotland
Unigolion addas a phriodol
Gweler mwy yn 4.2.1, ac adrannau 7.3 a 7.4 o’r cod
Os ydych chi'n hyrwyddo neu'n cynnig hyrwyddo casgliad(au) codi arian o dŷ i dŷ, rhaid i chi ymarfer diwydrwydd dyladwy i sicrhau bod pobl sy'n gweithredu fel casglwyr yn bobl addas a phriodol i gydymffurfio â deddfwriaeth berthnasol. Mae hyn yn debygol o gynnwys cynnal gwiriadau DBS sylfaenol (a / neu gyfwerth) ar gasglwyr. Rhaid i chi gael eich trwyddedu gan yr awdurdod perthnasol, lle bo angen.
Rhaid i chi:
- Ddiwallu eich dyletswyddau cyfreithiol wrth ddefnyddio'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, Disclosure Scotland neu wiriadau Access NI.
- Yng Nghymru a Lloegr: rhaid cynnal diwydrwydd dyladwy, neu sicrhau bod eich codwr arian trydydd parti yn gwneud hyn, i sicrhau bod y gwirfoddolwr yn berson addas a phriodol lle bydd gwirfoddolwr yn casglu o dŷ i dŷ ar eich rhan.
Gweld mwy:
Yng Nghymru a Lloegr: Cynllun gorchymyn eithriad cenedlaethol gan yr Adran Diwylliant, y Cyfryngau a Chwaraeon
Yng Ngogledd Iwerddon: Casgliadau elusennol o dŷ i dŷ – gorchmynion eithrio gan yr Adran ar gyfer Cymunedau
Yn yr Alban: Casgliadau cyhoeddus a hyrwyddwyr eithriedig gan Reoleiddiwr Elusennau yr Alban OSCR
Awgrymiadau ar gyfer cynnal diwydrwydd dyladwy
Nid cyngor cyfreithiol yw’r awgrymiadau hyn. Maen nhw’n gynghorol ac nid ydynt yn gynhwysfawr.
Rhaid i chi ddilyn pob rhan o’r cod sy’n berthnasol i chi.
- Cynnal gwiriadau diwydrwydd dyladwy i drafodion ariannol ac enw da eich rhoddwyr a’u rhoddion yn unol â’r risg, cyn derbyn.
- Sicrhau nad yw rhoddwyr yn ddarostyngedig i gyfyngiadau, gwaharddiadau neu sancsiynau.
- Gwybod beth i'w wneud os yw eich gwiriadau diwydrwydd dyladwy yn dangos unrhyw beth amheus, gall hyn gynnwys adrodd y mater i'r heddlu a/neu awdurdodau perthnasol eraill.
- Cofnodi mewn ysgrifen unrhyw risgiau rydych wedi eu hadnabod, y camau rydych wedi eu cymryd i leihau neu ddileu’r risg i’ch sefydliad ac i godi arian, ac unrhyw benderfyniadau rydych chi’n ei wneud o ganlyniad.
- Ni fydd gwiriadau diwydrwydd dyladwy i roddwyr arian parod bach a’u rhoddion fel arfer yn angenrheidiol oni bai bod ffactorau risg eraill yn bodoli.
- Cyn ymrwymo i unrhyw gytundeb gyda phartner codi arian, rhaid i chi gynnal diwydrwydd dyladwy rhesymol.
- Sicrhau fod gweithdrefnau mewn lle er mwyn cynnal gwiriadau diwydrwydd dyladwy i addasrwydd pobl sy’n gweithio neu’n gwirfoddoli gyda chi lle maent yn debygol o gael mynediad at blant neu oedolion sydd mewn perygl.
- Os ydych chi’n defnyddio codwr arian trydydd parti, sicrhewch fod eich cytundeb ysgrifenedig gyda nhw yn ei gwneud yn ofynnol iddynt gynnal gwiriadau penodol ar unrhyw un sy’n cael eu cyflogi ganddynt, boed yn gyflogedig neu ar gontract, i godi arian ar eich rhan.
- Gwybod sut i gyfeirio neu adrodd am bryderon diogelu yn ogystal ac amheuon neu ddigwyddiadau gwirioneddol o niwed yn syth, gan sicrhau eich bod yn gwneud hynny os yw’r sefyllfa’n codi.
- Sicrhau bod pobl sy’n gweithredu fel casglwyr ‘o ddrws i ddrws’ yn ‘bobl addas a phriodol’ i gydymffurfio a’r ddeddfwriaeth berthnasol.