Nid yw'r canllaw hwn yn gyngor cyfreithiol. Mae'n gynghorol, nid yw’n gynhwysfawr, ac mae wedi'i anelu at elusennau codi arian, eu hymddiriedolwyr a chodwyr arian trydydd parti. Efallai y bydd o ddiddordeb hefyd i wirfoddolwyr codi arian er-budd a rhoddwyr arian i ddeall mwy am arfer da wrth godi arian i elusennau.
Dylech ddefnyddio'r canllaw hwn ochr yn ochr â ffynonellau cyngor eraill, arfer da a'ch barn resymol i'ch helpu i fodloni gofynion y Cod Ymarfer Codi Arian (y cod).
Pan rydym yn dweud 'chi' neu 'eich', mae'n golygu sefydliad elusennol a/neu ei ymddiriedolwyr, a/neu codwr arian trydydd parti, fel y bo'n berthnasol.
Cyflwyniad
Dyma ganllaw i'ch helpu i gwrdd â'r cod lle mae'n bwysig dogfennu'r penderfyniadau a wnewch ar ran eich sefydliad elusennol. Mae'n gymwys i bob penderfyniad perthnasol, nid yn unig rhai gan ymddiriedolwyr.
Mae'n cynnig enghreifftiau o sefyllfaoedd pan ddylech gofnodi eich penderfyniadau, yn cynnwys arfer da sy’n cael ei argymell, a dolenni i wybodaeth a chanllawiau gan sefydliadau a rheoleiddwyr eraill.
Nid yw’r canllaw hwn yn ymdrin â’r cod cyfan na phob sefyllfa. Rhaid i chi sicrhau eich bod yn ystyried pob rhan o’r cod sy’n berthnasol i chi wrth gofnodi eich penderfyniadau codi arian, hyd yn oed os nad ydynt wedi’u cynnwys yn y canllaw yma. Gall methu â dogfennu eich penderfyniadau yn ddigonol olygu na allwch gyfiawnhau eich gweithredoedd. Er enghraifft, os byddwn yn cynnal ymchwiliad i’ch sefydliad.
Mae rhestr o awgrymiadau ar gyfer dogfennu eich penderfyniadau codi arian ar y diwedd hefyd, i’ch helpu gyda’ch gweithgaredd codi arian. Efallai y byddai’n ddefnyddiol i chi ddarllen rhai o’n canllawiau eraill ynghyd â’r un yma, gan gynnwys:
- Diwydrwydd a chodi arian
- Monitro eich partneriaid codi arian.
Gwneud penderfyniadau rhesymol
Mae dyletswydd ar ymddiriedolwyr i wneud penderfyniadau rhesymol gan ddangos a chofnodi ar ba sail maen nhw wedi cael eu gwneud. Os na fyddwch yn dilyn y drefn gywir, sy’n cael ei nodi fel arfer yn eich dogfen lywodraethu, efallai na fydd y penderfyniadau rydych yn eu gwneud yn ddilys.
Mae gwneud penderfyniadau rhesymol yn cynnwys:
- Gweithredu o fewn eich pwerau gwneud penderfyniadau yn unig.
- Defnyddio gwybodaeth a thystiolaeth sydd ar gael ac sy’n berthnasol i lywio eich penderfyniadau.
- Ystyried materion o wahanol safbwyntiau.
- Nodi meysydd risg a chymryd camau i’w rheoli.
- Derbyn cyngor proffesiynol lle bo angen.
- Gweithredu yn ddidwyll.
- Ymgymryd â diwydrwydd dyladwy.
- Cadw cofnod cywir o’ch penderfyniadau.
Mae'n bwysig dogfennu'r penderfyniadau codi arian rydych wedi'u gwneud drwy gadw cofnodion cywir, hygyrch a chyfredol. Dylai'r rhain gael eu dogfennu pan fyddwch yn gwneud y penderfyniad.
Dylech gadw eich cofnodion gwneud penderfyniadau codi arian yn unol â'ch dogfen lywodraethol a'r gofynion statudol a rheoleiddiol sy'n berthnasol. Lle bo'n bosibl, dilynwch arfer dda wrth gadw cofnod.
Methu â dogfennu penderfyniadau
Os nad ydych wedi dogfennu eich penderfyniadau codi arian yn ddigonol, er enghraifft oherwydd bod eich cofnodion gwreiddiol yn anghyflawn, yn anghywir neu eu bod wedi'u colli, eu difrodi, neu eu dinistrio yn ddamweiniol, yn fwriadol, neu'n faleisus ac nad oes copi wrth gefn, efallai na fyddwch yn cydymffurfio â'r cod.
Cofnodion gwneud penderfyniadau
Mae yna lawer o benderfyniadau sy'n ymwneud â'ch gweithgaredd codi arian y mae'n bwysig eu dogfennu a'u cadw, gan gynnwys unrhyw ddeunydd ategol perthnasol. Bydd y penderfyniadau y mae angen i chi eu cofnodi yn dibynnu ar y cyd-destun a'u harwyddocâd ar eich gweithgaredd codi arian. Mae mwy o fanylion yn ein canllaw ‘Diwydrwydd dyladwy a chodi arian’.
Rhaid cadw rhai cofnodion gwneud penderfyniadau oherwydd gofyniad cyfreithiol neu reoleiddiol. Mae yna rai eraill lle mae'n bwysig dogfennu eich penderfyniadau a chadw deunydd ategol. Bydd hyn yn eich helpu i ddangos sut a pham y gwnaethoch benderfyniadau penodol, pan fydd angen. Er enghraifft, os bydd rhywun yn gwneud cwyn i chi neu i ni am eich gweithgaredd codi arian, bydd yn eich helpu i gadw eich cofnodion gwneud penderfyniadau fel y gallwch ddangos tystiolaeth o'r rhesymau pam a sut y gwnaethoch chi ddod i'ch penderfyniad.
Ymhlith materion eraill, dylech gadw cofnod ysgrifenedig o'r canlynol:
- Penderfyniadau rydych chi’n eu gwneud sy’n berthnasol ac yn bwysig i’ch gweithgaredd codi arian.
- Gwrthdaro buddiannau sy’n ymwneud â’r penderfyniadau rydych chi’n eu gwneud am godi arian.
- Asesiadau risg sy’n ymwneud â’ch gweithgaredd codi arian posibl neu wirioneddol.
- Cyngor proffesiynol rydych chi wedi’i dderbyn i lywio eich penderfyniadau codi arian.
- Gwiriadau diwydrwydd dyladwy rydych chi’n eu cynnal mewn perthynas â’ch gweithgaredd codi arian.
Gweld mwy:
Cadw a dinistrio gwybodaeth gan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth
Yng Nghymru a Lloegr: Eich penderfyniad chi : ymddiriedolwyr elusennau a gwneud penderfyniadau gan Gomisiwn Elusennau Cymru a Lloegr.
Elusennau a rheoli risg gan Gomisiwn Elusennau Cymru a Lloegr
Yng Ngogledd Iwerddon: Rhedeg eich elusen gan Gomisiwn Elusennau Gogledd Iwerddon.
Codi arian ar gyfer elusennau gan Gomisiwn Elusennau Gogledd Iwerddon
Cofnodion y cyfarfodydd
Fel arfer, prif ffynhonnell eich cofnod gwneud penderfyniadau fydd cofnodion cyfarfodydd. Mae’r rhain fel arfer yn cynnwys:
- Y dyddiad a’r amser, presenoldeb ac ymddiheuriadau am absenoldeb, a chadarnhad bod cworwm ar gyfer y cyfarfod
- Datgelu gwrthdaro buddiannau gwirioneddol neu ganfyddedig a chamau a gymerwyd i’w rheoli neu eu lliniaru.
- Pwyntiau trafod allweddol, ffactorau a ystyriwyd wrth wneud penderfyniadau, gan gynnwys lle lleisiwyd unrhyw farn amgen a meysydd risg.
- Y rheswm/rhesymau dros wneud penderfyniad, cofnod o’r penderfyniadau a wnaed yn ystod y cyfarfod, gan gynnwys canlyniad unrhyw bleidlais ac unrhyw ymataliadau.
- Manylion unrhyw awdurdod gwneud penderfyniadau sydd wedi ei ddirprwyo i eraill.
Gwnewch yn siŵr eich bod yn cadw cofnod clir a manwl a fydd yn dal i wneud synnwyr i chi ac eraill yn y dyfodol.
Gweld mwy:
Nodyn cyfarwyddyd cymryd cofnodion gan y Sefydliad Llywodraethu Siartredig, y DU ac Iwerddon
Yng Nghymru a Lloegr: Elusennau a chyfarfodydd gan Gomisiwn Elusennau Cymru a Lloegr.
Yng Ngogledd Iwerddon: Rhedeg eich elusen gan Gomisiwn Elusennau Gogledd Iwerddon.
Gweithredu’n ddidwyll
Mae gweithredu’n ddidwyll yn golygu gwneud y peth iawn, gwneud penderfyniadau priodol, a chael amcanion a chymhellion dilys a gonest mewn perthynas â buddiannau eich sefydliad, gan gynnwys wrth gydymffurfio â'r cod. Er mwyn eich helpu i ddangos i ni ac eraill (pan fo angen) eich bod wedi gweithredu’n ddidwyll, dylech gadw cofnod ysgrifenedig o'r wybodaeth a'r safbwyntiau rydych wedi'u hystyried a'r rhesymau dros ddod i'ch penderfyniad.
Gweld mwy:
Yng Nghymru a Lloegr: Eich penderfyniad chi : ymddiriedolwyr elusennau a gwneud penderfyniadau gan Gomisiwn Elusennau Cymru a Lloegr.
Yng Ngogledd Iwerddon: Rhedeg eich elusen gan Gomisiwn Elusennau Gogledd Iwerddon.
Gwrthdaro buddiannau
Gweler mwy yn 2.1.4 o’r cod
Rhaid i chi weithredu er budd gorau eich elusen yn unig a pheidio â rhoi eich hun mewn sefyllfa lle gallai buddiannau eraill ddylanwadu. Gall gwrthdaro buddiannau atal penderfyniadau rhesymol rhag cael eu gwneud a gallent niweidio enw da eich sefydliad a chodi arian. Hyd yn oed pan nad oes gwrthdaro yn codi mewn gwirionedd, gall fod sefyllfaoedd lle mae gan eraill ganfyddiad ei fod yn digwydd.
Yr argymhelliad yw eich bod yn dilyn proses tri cham i reoli gwrthdaro buddiannau gwirioneddol a chanfyddedig:
- Nodi’r gwrthdaro.
- Ei atal rhag effeithio ar wneud penderfyniadau, trwy gytuno sut i’w reoli.
- Cofnodi’r gwrthdaro yn ysgrifenedig, pwy a beth oedd yn ymwneud ag o, a sut y cafodd ei reoli.
Os ydych chi'n ansicr a yw buddiant yn fater o wrthdaro gwirioneddol neu ganfyddedig, dylech fod yn ofalus a’i gofnodi. Dylech gael cyngor arbenigol proffesiynol neu reoleiddiol mewn sefyllfaoedd cymhleth. Nid yw'n ddigon i gofnodi gwrthdaro buddiannau yn unig, mae'n rhaid i chi ei reoli'n briodol. Gallai methu â datgan, cofnodi a rheoli gwrthdaro buddiannau yn briodol olygu nad ydych yn cydymffurfio â'r cod.
Gweld mwy:
Yng Nghymru a Lloegr: Gwrthdaro buddiannau: canllaw ar gyfer ymddiriedolwyr elusen gan Gomisiwn Elusenau Cymru a Lloegr
Yng Ngogledd Iwerddon: Gwrthdaro buddiannau gan Gomisiwn Elusennau Gogledd Iwerddon
Tystiolaeth ar gyfer datganiadau ariannu
Gweler mwy yn 1.1.1, 1.2.1, 1.2.2 ac 1.2.3 o’r cod
Mae'n bwysig bod yn gyfreithlon, agored, gonest ac yn barchus yn eich cyfathrebu am effaith uniongyrchol ac anuniongyrchol eich gweithgaredd codi arian, gan gynnwys:
- Pwy fydd y buddiolwyr
- Effaith bwriadol eich gweithgaredd codi arian
- Y data rydych chi’n ei ddefnyddio i ddisgrifio sut y byddwch chi’n cynhyrchu ac yn defnyddio rhoddion
- Cwmpas eich ymgyrchoedd ac unrhyw bwrpas eilaidd ar gyfer rhoddion
Dylech gadw cofnod o’r ffynonellau data a gwybodaeth rydych chi’n eu defnyddio i gefnogi’ch codi arian fel y gallwch gefnogi eich datganiadau, os oes angen.
Gweld mwy:
Ymgyrchoedd codi arian i elusennau: geiriad ymgyrchoedd a chadw cofnodion gan Gomisiwn Elusennau Cymru a Lloegr
Derbyn, gwrthod a dychwelyd rhoddion
Gweler mwy yn 2.2.1, 2.2.3 a 5.2.4 o'r cod
Dylech ddiffinio pob ymgyrch codi arian mewn ffordd sy'n esbonio'n glir ac ymlaen llaw i roddwyr beth fydd yn digwydd i'w rhodd os bydd gormod neu ddim digon o arian yn cael ei godi, neu os nad ydych yn gallu defnyddio'r rhoddion yn ôl y bwriad gwreiddiol.
Pan fo rhoddion i'w defnyddio y tu hwnt i brif bwrpas ymgyrch benodol, sef pwrpas eilaidd, rhaid i chi nodi hyn yn glir wrth farchnata ymgyrch ynghyd a'ch telerau ac amodau. Rhaid i chi ddilyn y weithdrefn gyfreithiol berthnasol ar gyfer cytuno ar ddibenion newydd ar gyfer rhoddion. Dylech hefyd gadw cofnod o unrhyw wybodaeth neu dystiolaeth rydych chi wedi'i defnyddio i wneud eich penderfyniadau am ddibenion newydd i’ch galluogi i gyfiawnhau eich gweithredoedd.
Fel arfer, rhaid derbyn rhoddion oni bai bod rheswm da i beidio â gwneud hynny. Yn ddelfrydol, dylai eich penderfyniadau am roddion gael eu llywio gan bolisi rhoddion ysgrifenedig. Dylai hyn nodi'r amgylchiadau lle bydd rhoddion yn cael eu derbyn, eu gwrthod neu eu dychwelyd, yn unol â'ch dogfen lywodraethu. Wrth ystyried a ddylid derbyn rhodd ai peidio, dylech werthuso'r risgiau i'ch sefydliad o'i dderbyn, ei wrthod neu ei ddychwelyd, cyn gwneud penderfyniad terfynol. Mae hyn yn cynnwys gwirio bod gennych y pŵer i ddychwelyd rhodd, os mai dyma rydych chi'n penderfynu ei wneud. Cadwch gofnod o'r penderfyniadau rydych chi wedi'u gwneud ynglŷn â gwrthod neu ddychwelyd rhoddion.
Os ydych chi’n derbyn rhodd sy’n cael ei wneud gydag amodau neu gyfyngiadau sy’n gyfreithlon, rhaid i chi eu dilyn a chofnodi sut rydych chi wedi gwneud hynny.
Gweld mwy:
Yng Nghymru a Lloegr: Derbyn, gwrthod a dychwelyd rhoddion i’ch elusen gan Gomisiwn Elusennau Cymru a Lloegr
Ymgyrchoedd codi arian elusennol at ddibenion penodol gan Gomisiwn Elusennau Cymru a Lloegr
Derbyn, gwrthod a dychwelyd rhoddion gan y Sefydliad Codi Arian Siartredig
Yng Ngogledd Iwerddon: Codi arian ar gyfer elusennau – Canllaw i ymddiriedolwyr elusennol a’r cyhoedd gan Gomisiwn Elusennau Gogledd Iwerddon
Pryderon a chwynion
Gweler mwy yn 2.3.1, 2.3.2, a 2.3.3 o’r cod
Pan fyddwch yn derbyn pryderon a chwynion, dylai'r cofnodion ysgrifenedig rydych chi'n eu cadw gynnwys y canlynol:
- Manylion y pryder neu’r gŵyn.
- Y camau rydych chi’n eu cymryd i ymateb, yn unol â’ch polisi ymdrin â chwynion a’ch gweithdrefnau.
- Y gwersi rydych chi wedi’u dysgu o’r mater.
- Ble bo hynny’n berthnasol, sut y byddwch yn atal y sefyllfa rhag digwydd eto, yn unol â’r cod.
Gweld mwy:
Canllawiau ymdrin â chwynion ar gyfer elusennau a sefydliadau codi arian trydydd parti gan y Rheoleiddiwr Codi Arian
Achos i gwyno? Sut mae elusennau yn rheoli cwynion am eu gwasanaethau gan Gomisiwn Elusennau Cymru a Lloegr
Marchnata uniongyrchol a diogelu data sy’n gysylltiedig â chodi arian
Gweler mwy yn 2.1.6 ac Adran 8 o’r cod
Gall rhai rhwymedigaethau diogelu data ei gwneud yn ofynnol, neu argymell eich bod yn cadw cofnodion ysgrifenedig. Mae hyn yn cynnwys os ydych chi'n dibynnu ar 'fuddiannau cyfreithlon' fel sail gyfreithlon i brosesu data personol at ddibenion marchnata uniongyrchol sy'n gysylltiedig â chodi arian trwy e-bost, galwad ffôn fyw neu drwy'r post.
Wrth gadw cofnod o'ch penderfyniad i ddibynnu ar fuddiannau cyfreithlon, dylech allu dangos eich bod:
- Wedi nodi buddiant cyfreithlon.
- Angen prosesu’r data personol i gyflawni’r buddiant hwnnw.
- Wedi cydbwyso eich buddiant wrth brosesu’r data yn erbyn hawliau a buddiannau’r person i wneud yn siŵr nad yw’ch defnydd o’u data personol yn annheg.
Os ydych chi'n dibynnu ar yr amod buddiant cyfreithlon fel sail gyfreithlon i brosesu data personol at ddibenion marchnata uniongyrchol trwy alwadau ffôn byw neu oheboaeth post (neu weithgareddau eraill fel creu a dadansoddi cronfa ddata), rhaid i’ch hysbysiad preifatrwydd:
- Esbonio ar gyfer beth fyddwch chi’n defnyddio’r data personol (prawf diben)
- Esbonio eich buddiannau cyfreithlon (prawf angenrheidiol)
- Cynnig yn yr hysbysiad preifatrwydd ac mewn unrhyw gyfathrebu marchnata uniongyrchol arall rydych chi’n ei anfon, ffordd glir a syml i’r person ddweud wrthych nad ydynt am dderbyn marchnata uniongyrchol yn y dyfodol (prawf diddordeb).
Gweld mwy:
Hawl i gael gwybod, Buddiannau cyfreithlon a Buddiannau cyfreithlon ymarferol, a Cydsyniad gan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Canllaw GDPR (1-6) gan y rheoleiddiwr Codi Arian
Awgrymiadau ar gyfer dogfennu eich penderfyniadau codi arian
Nid cyngor cyfreithiol yw’r awgrymiadau hyn. Maen nhw’n gynghorol ac nid ydynt yn gynhwysfawr.
Rhaid i chi ddilyn pob rhan o’r cod sy’n berthnasol i chi.
- Sicrhewch eich bod yn gwneud penderfyniadau dilys trwy ddilyn y broses yn eich dogfen lywodraethu a’r gofynion statudol a rheoleiddiol sy’n berthnasol.
- Dogfennwch eich penderfyniadau yn ddigonol, fel eu bod yn gofnod cyflawn a chywir.
- Cadwch eich cofnodion yn ddiogel fel nad ydych yn eu colli, eu difrodi, neu yn cael eu dinistrio’n ddamweiniol neu’n faleisus.
- Cofnodwch fanylion y penderfyniadau rydych chi’n eu gwneud mewn cofnodion cyfarfodydd neu fath arall o gofnod parhaol.
- Dangoswch eich bod wedi gweithredu yn ddidwyll trwy gadw cofnod ysgrifenedig o’r wybodaeth a’r safbwyntiau rydych chi wedi eu hystyried wrth wneud penderfyniad.
- Nodi, rheoli neu atal unrhyw wrthdaro buddiannau a chadw cofnod ysgrifenedig.
- Cadwch gofnod o’r wybodaeth sy’n cael ei ddefnyddio i gefnogi eich datganiadau ariannu .
- Cadwch gofnod o’r penderfyniadau rydych chi’n eu gwneud ynglŷn â gwrthod neu ddychwelyd rhoddion.
- Os ydych chi’n derbyn unrhyw bryderon a chwynion, cadwch gofnod ohonynt a’r camau rydych chi’n eu cymryd i’w datrys.
- Os ydych chi’n dibynnu ar ‘fuddiannau cyfreithlon’ i brosesu data personol ar gyfer marchnata uniongyrchol ar gyfer codi arian trwy e-bost, galwad ffôn fyw neu drwy’r post, cadwch gofnod i gefnogi’ch rhesymau dros wneud hynny.