Nid yw'r canllaw hwn yn gyngor cyfreithiol. Mae'n gynghorol, nid yw’n gynhwysfawr, ac mae wedi'i anelu at elusennau codi arian, eu hymddiriedolwyr a chodwyr arian trydydd parti. Efallai y bydd o ddiddordeb hefyd i wirfoddolwyr codi arian er-budd a rhoddwyr arian i ddeall mwy am arfer da wrth godi arian i elusennau.
Dylech ddefnyddio'r canllaw hwn ochr yn ochr â ffynonellau cyngor eraill, arfer da a'ch barn resymol i'ch helpu i fodloni gofynion y Cod Ymarfer Codi Arian (y cod).
Pan rydym yn dweud 'chi' neu 'eich', mae'n golygu sefydliad elusennol a/neu ei ymddiriedolwyr, a/neu codwr arian trydydd parti, fel y bo'n berthnasol.
Cyflwyniad
Mae'r canllaw hwn yn ymwneud â monitro eich partneriaid codi arian. Mae partneriaid codi arian yn cael eu diffinio yn y cod fel:
Sefydliadau neu bobl sydd â chytundeb ffurfiol gyda sefydliad elusennol i godi arian ar ei ran. Gallent fod yn "godwyr arian proffesiynol" neu yn "gyfranogwyr masnachol". Mae'r term "partner codi arian" yn cynnwys isgontractwyr partneriaid codi arian a phobl a gyflogir gan bartner codi arian (neu isgontractwr).
Mae ymgorffori prosesau effeithiol i fonitro gweithgaredd codi arian sy’n cael ei wneud ar eich rhan gan bartneriaid codi arian yn helpu i ddarganfod a ydynt yn bodloni'r canlynol:
- Gofynion y cod.
- Eu rhwymedigaethau a’u dyletswyddau cyfreithiol.
- Safonau ansawdd a diogelwch priodol.
- Eich gwerthoedd a’ch dibenion.
- Disgwyliadau sydd wedi ei cytuno.
Os nad ydych chi’n monitro eich partneriaid codi arian, efallai na fyddwch yn cydymffurfio â’r cod ac efallai na fyddwch yn bodloni’ch rhwymedigaethau cyfreithiol i fonitro lle bo hynny’n berthnasol.
Yn ogystal, rydym yn darparu rhestr o awgrymiadau a chyngor ar gyfer monitro'r rhai rydych chi'n gweithio gyda nhw ar ddiwedd y canllaw hwn i'ch helpu yn eich gweithgaredd codi arian. Efallai y byddai hefyd yn ddefnyddiol darllen ein cyhoeddiadau eraill ynghyd â hwn, gan gynnwys: ‘Dogfennu eich penderfyniadau codi arian’, ‘Diwydrwydd dyladwy a chodi arian’, Canllawiau i sefydliadau elusennol sy’n gweithio gyda chodwyr arian proffesiynol, a Chanllawiau i sefydliadau elusennol sy’n gweithio gyda chyfranogwyr masnachol.
Gwerthoedd a rennir
Gweler mwy yn 6.1.1, 6.2 a 6.3 o’r cod
Cyn ymrwymo i gytundeb gyda phartner codi arian, sicrhewch eu bod yn briodol i weithio gyda nhw trwy ystyried gwahanol ffactorau, gan gynnwys eu:
- gwerthoedd
- amcanion
- dangosyddion perfformiad a chymhellion
- polisïau
- ffyrdd o weithio
- safonau a sicrhau ansawdd.
Os yw gwerthoedd, polisïau, gweithgareddau ac ymddygiad partner codi arian posibl neu gyfredol yn peryglu eich un chi, gallai gyflwyno mwy o risgiau wrth weithio gyda'i gilydd. Gallai hefyd niweidio enw da eich sefydliad ac wrth godi arian elusennol. Gweler mwy yn ein canllaw i 'Ddiwydrwydd dyladwy a chodi arian'.
Rheoli a monitro risg
Gweler mwy yn y cod yn 2.1.1
Gall rhai amgylchiadau gyflwyno mwy o risg i'ch gweithgaredd codi arian, megis pan:
- Rydych wedi ymrwymo i gytundeb gyda phartner codi arian newydd.
- Mae’r math o weithgaredd codi arian yn newydd i chi neu i’ch partner codi arian.
- Mae eich gweithgaredd codi arian yn gymhleth neu’n cael ei gyflwyno ar raddfa fawr.
- Mae eich cytundeb gydag unrhyw bartner codi arian yn cynnwys trefniadau isgontractio, yn enwedig pan mae cadwyn gyflenwi codi arian cymhleth neu hir yn ei le (e.e., gyda mwy nag un isgontractwyr).
- Mae gennych bryderon nad yw’r partner codi arian yn cyflawni yn unol â’r cytundeb.
- Mae gennych bryderon am ddibynadwyedd systemau llywodraethu eich partner codi arian, neu reolaethau mewnol neu ariannol.
- Rydych chi’n sylwi ar batrwm o adborth niweidiol, pryderon neu gwynion sy’n ymwneud â’r gweithgaredd codi arian sy’n cael ei gyflwyno gan bartner codi arian ar eich rhan.
- Rydych wedi sylwi nad yw’r partner codi arian yn bodloni gofynion y cod neu efallai na fydd yn bodloni gofynion y cod.
- Mae eich elusen yn gweithio mewn, a gyda sefydliadau mewn, awdurdodaeth tu allan i’r DU.
Nid yw'r rhestr hon yn holl-gynhwysol. Os ydych wedi asesu bod y risg yn uwch, dylech fonitro yn fwy aml a thrwyadl. Gweler hefyd ein canllaw i 'Diwydrwydd dyladwy a chodi arian' a 'Dogfennu eich penderfyniadau codi arian'.
Gweld mwy:
Yng Nghymru a Lloegr: Elusennau a rheoli risg ac Elusennau: sut i reoli risgiau pan yn gweithio o dramor gan Gomisiwn Elusennau Cymru a Lloegr
Canllaw - Codi arian elusennol: canllaw i ddyletswyddau ymddiriedolwyr gan Gomisiwn Elusennau Cymru a Lloegr
Yng Ngogledd Iwerddon: Rhedeg eich elusen gan Gomisiwn Elusennau Gogledd Iwerddon
Cytundeb rhyngoch chi a’ch partner codi arian
Gweler mwy yn adran 6 o’r cod
Yn y cytundeb rydych chi'n ei wneud gyda'ch partner codi arian, dylech fod yn glir sut y byddwch chi'n rheoli eu perfformiad. Dylech hefyd fod yn glir sut y bydd unrhyw isgontractwyr (trwy gydol eich cadwyn gyflenwi codi arian) yn cael eu rheoli a'u monitro.
Gallai methu â monitro eich partneriaid codi arian olygu nad ydych chi'n gwybod a ydyn nhw'n bodloni'r cod, lle mae'n berthnasol. Pan fo’r cod wedi cael ei dorri, bydd eich gweithgaredd monitro yn eich helpu i ddeall beth sydd wedi mynd o'i le ac yn cywiro'r sefyllfa yn gyflym. Os nad ydych chi'n monitro eich partneriaid codi arian, efallai na fyddwch yn cydymffurfio â'r cod.
Dylech ddynodi person o'ch sefydliad elusennol a fydd â chyfrifoldeb arweiniol am fonitro'ch partner codi arian a bod gofynion y cod a'r gyfraith yn cael eu bodloni.
Yn ogystal â'r holl ofynion perthnasol eraill yn y cod, dylech fod yn glir am y canlynol mewn unrhyw gytundeb rydych chi'n ei wneud gyda phartner codi arian:
- Y gweithgaredd codi arian y byddant yn ei wneud i chi, gan gynnwys y dulliau i’w defnyddio.
- Cerrig milltir allweddol a dangosyddion perfformiad rydych chi’n disgwyl eu cyrraedd.
- Os yw isgontractio yn cael ei ganiatáu a gofynion a rhwymedigaethau isgontractwyr.
- Sut y byddwch chi’n monitro gwaith eich partner codi arian ac unrhyw isgontractwyr.
- Unrhyw sail dros derfynu ac atal y cytundeb.
Pan fo’ch partner codi arian yn godwr arian proffesiynol neu’n gyfranogwr masnachol, rhaid i’r cytundeb rydych chi’n ei wneud gyda nhw gynnwys y canlynol:
- Unrhyw gynllun neu safon codi arian rheoleiddiol gwirfoddol y mae’r codwr arian proffesiynol neu’r cyfranogwr masnachol wedi cytuno i’w gynnal.
- Sut y bydd y sefydliad hwnnw’n diogelu’r cyhoedd rhag ymyrraeth afresymol ar breifatrwydd person, dulliau afresymol parhaus neu bwysau diangen i roi.
- Sut y byddwch chi’n monitro’r codwr arian proffesiynol neu’r cyfranogwr masnachol i wneud yn siŵr ei fod yn cadw at eich cytundeb, fel y nodir yn adran 59 o Ddeddf Elusennau 1992 fel y’i diwygiwyd.
Dulliau o fonitro
Gweler mwy yn 6.3 o’r cod
Gallwch gynnal eich gweithgaredd monitro mewn sawl ffordd ac efallai y byddwch chi'n penderfynu defnyddio cymysgedd o ddulliau sy'n briodol i'ch gweithgaredd codi arian. Dylech benderfynu sut y byddwch chi'n cynnal y monitro, gan gynnwys pa mor aml, yn seiliedig ar asesiad o'r risg a achosir gan eich gweithgaredd codi arian. Gall eich dull amrywio drwy gydol eich cytundeb yn seiliedig ar raddfa a natur eich gweithgaredd codi arian a'r risgiau rydych wedi'u nodi.
Rhaid i chi ddilyn deddfwriaeth a chanllawiau diogelu data wrth gynnal eich gweithgaredd monitro, ac unrhyw ddeddfwriaeth a rheoliad arall sy'n berthnasol bob amser.
Dylech wneud yn siŵr bod y wybodaeth, y sgiliau a'r profiad priodol ar gael i gyflawni eich gweithgaredd monitro dewisol yn gywir, yn deg ac yn gyfreithiol. Gallai eich dulliau monitro gynnwys rhai o'r canlynol, er enghraifft:
- monitro/gwrando ar alwadau
- siopa cudd
- ymweliadau â’r safle
- cysgodi codwyr arian
- adroddiadau ysgrifenedig
- rhannu data
- cofnodi cwynion mewnol ac allanol
- cofnodi digwyddiadau (megis pryderon iechyd a diogelwch neu bryderon diogelu)
- adborth rhoddwyr
- adborth staff
- monitro cyfryngau a chyfryngau cymdeithasol.
Os yw eich partner codi arian yn godwr arian proffesiynol neu'n gyfranogwr masnachol, rhaid iddynt ganiatáu i chi archwilio eu llyfrau, dogfennau a chofnodion sy'n ymwneud â'ch sefydliad elusennol pan rydych yn gofyn iddynt.
Gweler mwy yn ein canllaw i 'Dogfennu eich penderfyniadau codi arian'.
Gweld mwy:
Pecyn Cymorth Cydymffurfio: Diogelu Elusennau Rhag Niwed (Pennod 2: Diwydrwydd dyladwy, monitro a gwirio defnydd terfynol y gronfa elusennol) Medi 2016 gan Gomisiwn Elusennau Cymru a Lloegr
Partneriaethau Llwyddiannus ar gyfer Codi Arian Cynaliadwy: Canllaw Ymarferol ar gyfer Elusennau Awst 2016 gan y Sefydliad Codi Arian Siartredig
Hyfforddi eich partneriaid codi arian
Gweler mwy yn 6.2.3 a 6.3.2 o’r cod
Cytunwch ymlaen llaw sut y byddwch chi'n cymryd rhan mewn unrhyw hyfforddiant y bydd eich partneriaid codi arian yn ei ddarparu i'r rhai sy'n cefnogi neu'n codi arian ar eich rhan. Gallai hyn gynnwys, er enghraifft, cymeradwyo deunyddiau hyfforddi, darparu hyfforddiant eich hun, ac arsylwi hyfforddiant o bryd i'w gilydd. Gall hyn eich helpu i sicrhau bod yr hyfforddiant y mae eich partneriaid codi arian yn ei ddarparu, fel rhan o'ch cytundeb gyda nhw, yn berthnasol, yn briodol ac o'r ansawdd rydych chi'n ei ddisgwyl. Os oes unrhyw un o'ch partneriaid codi arian yn codi arian wyneb yn wyneb, gweler mwy yn ein Adroddiad ymchwiliad i’r farchnad: isgontractio wrth godi arian wyneb yn wyneb.
Pryderon a chwynion
Gweler mwy yn 2.3.1, 2.3.2 a 2.3.3 o’r cod
Dylech chi a'ch partner codi arian gael polisi clir ar gyfer codi pryderon a delio â chwynion yn unol â'r cod sy'n cynnwys:
- Sianeli i gyflwyno ac ymateb i adborth.
- Gweithdrefn ar gyfer codi pryderon a gwneud ac ymchwilio i gwynion sy’n rhesymol, amserol a theg.
Amserlenni rhesymol ar gyfer cydnabod ac ymateb i bryderon a chwynion.
- Gweithdrefnau i aelodau o staff a gwirfoddolwyr i roi gwybod am unrhyw bryderon sydd ganddynt am arfer codi arian eu sefydliad, er budd y cyhoedd (a elwir yn chwythu’r chwiban).
- Gweithdrefnau effeithlon ar gyfer trosglwyddo gwybodaeth rhwng eich sefydliad elusennol a’ch sefydliad partner sy’n ymwneud ag adborth, pryderon a chwynion.
Dylai gwybodaeth am eich polisi cwynion a pholisi eich partneriaid codi arian fod yn hygyrch ac ar gael i’r cyhoedd, er enghraifft ar eich gwefannau priodol.
Gweld mwy:
Canllawiau ymdrin â chwynion ar gyfer elusennau a sefydliadau codi arian trydydd parti 22 Awst 2018 gan y Rheoleiddiwr Codi Arian
Achos i gwyno? Sut mae elusennau’n rheoli cwynion am eu gwasanaethau 2006 Comisiwn Elusennau Cymru a Lloegr
Awgrymiadau ar gyfer monitro partneriaid codi arian
Nid cyngor cyfreithiol yw’r awgrymiadau hyn. Maen nhw’n gynghorol ac nid ydynt yn gynhwysfawr.
Rhaid i chi ddilyn pob rhan o’r cod sy’n berthnasol i chi.
- Cyn ymrwymo i gytundeb gyda phartner codi arian dylech sicrhau eu bod yn briodol i weithio gyda nhw.
- Sicrhewch fod gennych chi, eich partneriaid codi arian ac unrhyw isgontractwyr brosesau monitro effeithiol yn eu lle.
- Rhowch gamau yn eu lle i gynnal monitro mwy aml a thrwyadl pan fydd y risg yn uwch.
- Dylech fod yn glir gyda’ch partner codi arian sut y byddwch chi’n rheoli eu perfformiad yn ystod eich cytundeb a sut bydd unrhyw isgontractwyr yn cael eu rheoli a’u monitro.
- Rhowch berson wedi ei enwi yn ei le i fod â chyfrifoldeb am fonitro’ch partner codi arian i sicrhau bod gofynion y gyfraith a’r cod y cael eu bodloni.
- Sicrhewch fod eich cytundeb ar gyfer eich partner codi arian yn cynnwys unrhyw elfennau gorfodol ac yn glir ac yn gynhwysfawr ar gyfer eich dibenion.
- Penderfynwch sut y byddwch chi’n cynnal monitro yn seiliedig ar asesiad o’r risg sy’n gysylltiedig â’ch cytundeb a’ch gweithgaredd codi arian.
- Sicrhewch fod gennych y wybodaeth, y sgiliau a’r profiad priodol i gyflawni eich gweithgaredd monitro dewisol yn gywir, yn deg ac yn gyfreithlon.
- Cytunwch ymlaen llaw sut y byddwch chi’n cymryd rhan yn yr hyfforddiant y mae eich partneriaid codi arian yn ei ddarparu i’r rhai sy’n cefnogi neu’n codi arian ar eich rhan.
- Adolygwch a dysgwch wersi yn rheolaidd o unrhyw adborth, pryderon a chwynion rydych chi , eich partner ac isgontractwyr yn eu derbyn i wella eich gweithgaredd codi arian, yn unol â’r cod.